PDFをメール添付する前に確認したい5つのポイント

結合したPDFは、必ず先頭から最後までスクロールして確認します。表紙、本文、補足資料、署名ページなど、相手が読む順番になっているかを見ることが重要です。

ページ数も送付前に確認します。分割後に1ページだけ抜けていたり、スキャン時の白紙ページが残っていたりする場合があります。

ファイル名には、内容が分かる最小限の情報を入れます。氏名、住所、内部管理番号など、相手に見せる必要のない情報は入れないほうが安全です。

日付、資料種別、案件名のように、後から検索しやすい要素だけを使うと、受け取った側も扱いやすくなります。

出力直後の画面だけで判断せず、保存したPDFを別のビューアで開くと、破損や表示崩れに気づきやすくなります。スマートフォンで読む相手が多い場合は、縦横の向きや文字サイズも確認します。

容量が大きい場合は、メールサーバーの制限にかかることがあります。添付できない場合は、共有方法を変える前に、共有先の権限設定も見直します。